介護事業所の運営指導では、サービスの提供状況、人員・設備・運営基準、介護報酬の請求などが確認されます。
運営指導は、事業所を処分することだけを目的としたものではありません。事業所が法令を守り、適正なサービス提供と介護報酬請求を行えるよう支援するための行政指導です。
ただし、著しい基準違反、不正請求、高齢者虐待などが疑われる場合は、運営指導から監査へ切り替わることがあります。
この記事では、運営指導と監査の違い、実施の流れ、確認される書類、よくある指摘事項、返還や改善報告への対応までわかりやすく解説します。
この記事の要点
- 運営指導は、サービスの質の確保と介護給付の適正化を目的とする行政指導
- 原則として、指定または許可の有効期間内に1回以上実施される
- サービス、運営体制、介護報酬請求の3分野が確認される
- 確認書類は、原則として前年度から直近までの実績に関するもの
- 著しい基準違反、不正請求、虐待などの疑いがある場合は監査へ切り替わる
- 請求誤りが確認された場合は、過誤申立てや介護報酬の返還が必要になることがある
目次
- 運営指導とは
- 集団指導・運営指導・監査の違い
- 運営指導の実施頻度
- 運営指導で確認される3つの分野
- 運営指導の流れ
- 確認される主な書類
- よくある指摘事項
- 介護報酬の返還が必要になる場合
- 監査へ切り替わる場合
- 運営指導後の対応
- 運営指導へ備える方法
- 運営指導の事前確認表
- よくある質問
運営指導とは
運営指導とは、都道府県や市区町村などの指定権者が、介護事業所のサービス提供や介護報酬請求の状況を確認し、必要な助言や指導を行うものです。
以前は「実地指導」と呼ばれていましたが、令和4年度から「運営指導」という名称が使用されています。
運営指導の主な目的は、次の2つです。
- 介護サービスの質を確保すること
- 介護給付と介護報酬請求を適正化すること
運営指導では、単に書類の有無だけを見るのではなく、事業所が指定基準や報酬基準を理解し、実際の運営に反映しているか確認されます。
運営指導は行政指導です
運営指導は、介護保険法第23条または第24条に基づく確認結果をもとに行われる行政指導です。事業所が適正な運営を続けられるよう支援することが基本とされています。
集団指導・運営指導・監査の違い
介護事業者に対する行政の確認には、集団指導、運営指導、監査があります。
| 区分 | 主な目的 | 実施方法 | 主な対象 |
|---|---|---|---|
| 集団指導 | 制度改正や介護報酬請求などの周知 | 集合研修、動画配信、オンラインなど | 複数の介護事業所 |
| 運営指導 | 適正なサービス提供と報酬請求の確認・支援 | 原則として事業所で実施 | 個別の介護事業所 |
| 監査 | 不正や重大な基準違反などの事実確認 | 報告、帳簿書類の確認、質問、立入検査など | 違反や不正などが疑われる事業所 |
集団指導は、制度改正や過去の指導事例などを広く周知するために行われます。厚生労働省の指針では、年1回以上の実施が示されています。
運営指導は、個別の事業所に対して、実際のサービス提供や書類、請求内容を確認するものです。
監査は、不正請求、著しい基準違反、高齢者虐待などの疑いがある場合に、事実関係を明らかにするために行われます。
運営指導と監査は目的が異なります
運営指導の通知が届いたからといって、不正を疑われているとは限りません。ただし、運営指導中に重大な問題が確認された場合は、監査へ切り替わる可能性があります。
運営指導の実施頻度
厚生労働省の指針では、運営指導は原則として、指定または許可の有効期間内に少なくとも1回以上行うとされています。
介護事業所の指定有効期間は通常6年間であるため、その期間内に運営指導が実施される可能性があります。
次のサービスについては、3年に1回以上の頻度で行うことが望ましいとされています。
- 居宅サービスのうち居住系サービス
- 地域密着型サービスのうち居住系サービス
- 地域密着型サービスのうち施設系サービス
- 施設サービス
実際の実施時期や頻度は、指定権者の実施計画、過去の指導状況、事業所の運営状況などによって異なります。
新規指定を受けた事業所、長期間運営指導を受けていない事業所、過去に指摘を受けた事業所などが対象になる場合もあります。
運営指導で確認される3つの分野
運営指導では、主に次の3つの分野が確認されます。
1. 介護サービスの実施状況指導
利用者に対して、適切なサービスが提供されているかを確認します。
主な確認内容は次のとおりです。
- 利用者の心身の状況や希望を把握しているか
- 適切な個別計画を作成しているか
- 計画について利用者や家族へ説明し、同意を得ているか
- 計画に沿ってサービスを提供しているか
- サービス提供の内容を具体的に記録しているか
- 目標の達成状況を定期的に評価しているか
- 必要に応じて計画を見直しているか
- 身体拘束や虐待を防止する体制があるか
- 利用者の尊厳と安全が守られているか
書類だけでなく、利用者の生活状況、設備、職員の対応などが確認されることがあります。
2. 最低基準等運営体制指導
人員、設備、運営体制などが指定基準を満たしているか確認します。
主な確認内容は次のとおりです。
- 必要な職種と人数を配置しているか
- 資格が必要な職種へ有資格者を配置しているか
- 常勤換算数が基準を満たしているか
- 管理者や職員の兼務が適切か
- 勤務表と勤務実績が一致しているか
- 運営規程と実際の運営が一致しているか
- 重要事項を利用者へ説明しているか
- 事故、苦情、感染症などへの対応体制があるか
- 虐待防止、身体拘束適正化、業務継続などの体制があるか
- 必要な研修や委員会を実施しているか
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3. 報酬請求指導
基本報酬や加算などが、定められた要件に沿って請求されているか確認します。
主な確認内容は次のとおりです。
- 実際に提供したサービスと請求内容が一致しているか
- 加算の算定要件を満たしているか
- 必要な人員配置が維持されているか
- 必要な計画、記録、説明、同意があるか
- 算定回数や算定期間が正しいか
- 減算が必要な状態を見落としていないか
- 利用者負担額を正しく受領しているか
加算届を提出しただけでは算定できません
届出を行っていても、実際の人員配置、計画、記録、研修などの要件を満たしていなければ、加算の算定が認められない場合があります。
運営指導の流れ
運営指導は、一般的に次の流れで進みます。
- 指定権者から実施通知が届く
- 実施日時、対象サービス、確認事項を確認する
- 事前提出資料を準備する
- 確認書類と電子記録を整理する
- 事業所内で自己点検を行う
- 運営指導を受ける
- 担当者から講評や説明を受ける
- 後日、結果通知を受ける
- 必要に応じて改善報告を提出する
- 請求誤りがある場合は過誤申立てなどを行う
実施通知を確認する
通知が届いたら、最初に次の項目を確認します。
- 対象となる事業所とサービス
- 実施日時と予定時間
- 実施場所
- 担当部署と連絡先
- 事前提出資料
- 当日に準備する書類
- 対象とする期間
- 当日の出席者
- 提出期限と提出方法
準備できない書類や不明点がある場合は、放置せず、早めに指定権者へ確認してください。
当日の対応
当日は、管理者やサービス管理に関わる責任者が、担当者の質問に回答します。
必要に応じて、法人の人事、労務、会計、介護報酬請求などに詳しい担当者が同席することもできます。
質問に対して分からないことがある場合は、推測で回答せず、書類や担当者へ確認したうえで回答することが重要です。
自治体によって実施方法が異なります
介護サービスの実施状況は原則として事業所で確認されます。一方、運営体制や報酬請求については、情報管理上の安全が確保される場合、オンラインなどで分けて実施されることがあります。
運営指導で確認される主な書類
確認される書類は、サービスの種類や指定権者によって異なります。
一般的には、次のような書類が確認されます。
指定・運営関係
- 指定申請書と指定通知書
- 変更届
- 介護給付費算定に係る体制等の届出
- 運営規程
- 重要事項説明書
- 利用契約書
- 職員名簿
- 組織図
- 業務分担表
人員・勤務関係
- 従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表
- 勤務表・シフト表
- タイムカード・出勤簿
- 雇用契約書
- 労働条件通知書
- 辞令
- 資格証・登録証
- 研修修了証
- 常勤換算の計算資料
利用者・サービス提供関係
- 利用申込書
- 利用契約書と重要事項説明書
- アセスメント
- 居宅サービス計画
- 個別サービス計画
- 利用者や家族の同意が分かる書類
- サービス提供記録
- モニタリング記録
- サービス担当者会議の記録
- 利用者や家族との連絡記録
介護報酬・加算関係
- 介護給付費明細書
- サービス提供票・別表
- 利用者負担金の請求書・領収書
- 加算の届出書類
- 加算要件を確認できる計画・記録
- 算定人数や実施回数の集計資料
- 処遇改善加算に関する計画書と実績報告書
安全管理・法令遵守関係
- 事故報告書
- ヒヤリハット記録
- 苦情受付・対応記録
- 感染症対策に関する指針・委員会・研修・訓練記録
- 虐待防止に関する指針・委員会・研修記録
- 身体拘束等に関する記録
- 業務継続計画と研修・訓練記録
- 非常災害対策計画と訓練記録
- 個人情報保護に関する書類
- 秘密保持に関する誓約書
確認書類は原則として前年度から直近まで
厚生労働省の指針では、準備する文書は原則として前年度から直近までの実績に関するものとされています。ただし、具体的な対象期間は実施通知を確認してください。
電子保存している書類は画面での確認が基本です
電子データで適切に管理している書類については、画面上で確認できるように準備します。厚生労働省は、確認のためだけに別途印刷した書類を用意させない取扱いを示しています。
運営指導でよくある指摘事項
運営指導で確認されやすいのは、書類が存在するかだけではなく、書類の内容と実際の運営が一致しているかという点です。
個別計画の不備
- 計画の作成日がサービス開始後になっている
- 利用者や家族への説明日が確認できない
- 同意を得た記録がない
- 計画を交付した記録がない
- 長期間計画を見直していない
- 居宅サービス計画と個別計画が一致していない
サービス提供記録の不備
- 提供日時や内容が不明確
- 利用者の状態が記録されていない
- 毎回同じ内容が記載されている
- 計画にないサービスを継続している
- 実際の提供時間と請求時間が一致していない
人員配置の不備
- 必要な職員数を満たしていない
- 常勤換算の計算が誤っている
- 勤務予定と勤務実績が一致していない
- 兼務する時間が区分されていない
- 同じ勤務時間を複数の職種へ重複計上している
- 資格証や研修修了証を確認していない
運営体制の不備
- 運営規程と重要事項説明書の内容が一致していない
- 現在の職員数や料金が反映されていない
- 必要な委員会を開催していない
- 必要な研修や訓練を実施していない
- 指針や業務継続計画を作成しただけで運用していない
- 事故や苦情への対応経過が記録されていない
介護報酬請求の不備
- 加算の算定要件を満たしていない
- 必要な記録が作成されていない
- 加算の対象にならない利用者へ請求している
- 減算が必要な期間に通常の報酬を請求している
- 届出前から加算を算定している
- 実際のサービス提供回数と請求回数が一致していない
書類を運営指導の直前にまとめて作成しないでください
実際には行っていない記録を後から作成すると、単なる記載漏れではなく、記録の改ざんや不正請求を疑われる可能性があります。事実に基づいて現状を整理し、不備がある場合は改善状況を説明してください。
介護報酬の返還が必要になる場合
運営指導で介護報酬の請求誤りが確認された場合は、該当する請求を訂正する必要があります。
主な対応には、次のものがあります。
- 過誤申立てによる請求の取下げ
- 正しい内容での再請求
- 介護報酬の返還
- 利用者負担額の返金または追加徴収
- 同様の請求を行った他の利用者や期間の自主点検
返還の対象期間は、指摘を受けた利用者や月だけとは限りません。
同じ誤りが他の利用者や過去の請求にも発生している可能性がある場合は、対象範囲を広げて自主点検を求められることがあります。
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返還と不正請求は同じではありません
制度の理解不足や計算誤りによる請求訂正と、故意に事実と異なる請求を行う不正請求は区別して判断されます。ただし、誤りを把握した後も請求を続けた場合などは、重大な問題になる可能性があります。
運営指導から監査へ切り替わる場合
運営指導中に重大な問題やその疑いが確認された場合は、運営指導を中止し、監査へ切り替わることがあります。
厚生労働省の指針では、主に次の状況が示されています。
- 人員、設備、運営基準に従っていない状態が著しい場合、またはその疑いがある場合
- 介護報酬の不正請求を行っている場合、またはその疑いがある場合
- 不正な手段で指定や許可を受けた場合、またはその疑いがある場合
- 高齢者虐待などにより、利用者の生命や身体の安全へ危害を及ぼしている場合、またはその疑いがある場合
監査では、介護保険法に基づき、報告、帳簿書類の提出、職員への質問、事業所への立入検査などが行われます。
監査の結果、違反や不正が認められた場合は、次のような対応につながる可能性があります。
- 改善勧告
- 改善命令
- 指定の全部または一部の効力停止
- 指定取消し
- 介護報酬の返還
- 不正請求額への加算金
隠さず、事実に基づいて説明することが重要です
不備を隠すための記録作成、書類の差替え、職員への虚偽説明の指示などは、問題をより重大にする可能性があります。
運営指導後の対応
運営指導後は、当日の講評と後日届く結果通知を確認します。
文書で改善を求められた場合は、指摘内容、根拠、改善期限、提出書類を確認し、期限までに改善報告を行います。
改善報告には、一般的に次の内容を記載します。
- 指摘された事項
- 指摘が発生した原因
- 実施した改善内容
- 改善した日
- 再発防止策
- 改善を確認できる書類
- 担当者と確認責任者
書類の修正だけで終わらせず、なぜ不備が起きたのかを確認し、再発を防ぐ仕組みを作ることが重要です。
請求誤りがある場合は、指定権者や保険者の指示に従い、対象期間と対象利用者を確認して過誤申立てなどを行います。
運営指導へ日頃から備える方法
毎月、勤務実績と人員基準を確認する
勤務表を作成した時点だけでなく、勤務実績が確定した後にも人員基準を確認します。
欠勤、退職、休職、早退、他事業所への応援などにより、予定上は満たしていた基準が実績では不足することがあります。
個別計画とサービス提供記録を照合する
個別計画に記載したサービスと、実際のサービス提供記録が一致しているか定期的に確認します。
利用者の状態やサービス内容が変わった場合は、必要に応じてアセスメントや計画を見直します。
加算ごとに要件確認表を作る
加算の届出、対象者、算定開始日、人員配置、計画、記録、会議、研修などの要件を一覧で管理します。
制度改正や職員変更があったときは、加算要件への影響を確認してください。
運営規程と重要事項説明書を定期的に照合する
営業時間、通常の事業実施地域、利用料金、職員数などが、現在の運営状況と一致しているか確認します。
委員会・研修・訓練を年間予定へ入れる
虐待防止、感染症対策、身体拘束適正化、業務継続などについて、必要な実施回数を確認し、年間予定へ登録します。
実施後は、日時、参加者、内容、検討結果が分かる記録を保存します。
定期的に自主点検する
厚生労働省や指定権者が公表する自己点検表、確認項目、確認文書一覧を使用して、定期的に運営状況を確認します。
なお、厚生労働省の確認項目だけを満たせばよいわけではありません。事業所には、適用される指定基準と報酬基準のすべてを守る必要があります。
運営指導の事前確認表
- □ 実施通知の対象事業所・サービスを確認した
- □ 事前提出書類と提出期限を確認した
- □ 指定申請・変更届・体制届を整理した
- □ 運営規程と重要事項説明書を照合した
- □ 勤務表と勤務実績を照合した
- □ 常勤換算数を再計算した
- □ 職員の資格証と研修修了証を確認した
- □ 個別計画の作成・説明・同意・交付を確認した
- □ 個別計画とサービス提供記録を照合した
- □ モニタリングと計画の見直し状況を確認した
- □ 加算ごとの算定要件を確認した
- □ 請求内容とサービス提供実績を照合した
- □ 減算の見落としがないか確認した
- □ 委員会、研修、訓練の実施記録を確認した
- □ 事故、苦情、虐待などの対応記録を確認した
- □ 電子記録を当日すぐ表示できる状態にした
- □ 当日の出席者と役割分担を決めた
- □ 不備がある項目の改善状況を整理した
運営指導の準備に不安はありませんか？
運営指導では、個別計画、人員配置、運営体制、加算要件、介護報酬請求を一体で確認する必要があります。介護パートナーでは、介護事業者向けの実務情報と無料ガイドをLINEでお届けしています。
運営指導に関するよくある質問
Q1. 運営指導とは何ですか？
指定権者が介護事業所のサービス提供、運営体制、介護報酬請求などを確認し、適正な事業運営へ向けて助言や指導を行うものです。
Q2. 実地指導と運営指導は違いますか？
令和4年度から、従来の「実地指導」という名称が「運営指導」へ変更されました。現在は運営指導という名称が使用されています。
Q3. 運営指導は何年に1回ありますか？
原則として、指定または許可の有効期間内に少なくとも1回以上実施されます。居住系、地域密着型の居住系・施設系、施設サービスは、3年に1回以上が望ましいとされています。
Q4. 運営指導の通知が来たら、不正を疑われているのでしょうか？
通常の運営指導は、不正の疑いがある事業所だけを対象にするものではありません。介護事業所が適正なサービス提供と請求を行えるよう支援することが基本です。
Q5. 書類は何年分準備しますか？
厚生労働省の指針では、原則として前年度から直近までの実績に関する文書とされています。ただし、実際に準備する期間は指定権者の通知を確認してください。
Q6. 電子保存している書類も印刷が必要ですか？
電子データで適切に管理している場合は、原則として画面上で確認できるようにします。指定権者から個別の提出指示がある場合は、その指示に従ってください。
Q7. 書類の不備があると、必ず返還になりますか？
すべての不備が返還につながるわけではありません。改善が必要な運営上の不備なのか、介護報酬の算定要件を満たさない不備なのかを分けて判断します。
Q8. 運営指導で請求誤りが見つかった場合はどうしますか？
対象となる利用者、期間、請求内容を確認し、指定権者などの指示に従って過誤申立て、再請求、返還などを行います。同じ誤りが他にもないか自主点検を求められることがあります。
Q9. 運営指導から監査へ切り替わるのはどのような場合ですか？
著しい指定基準違反、不正請求、不正な指定、高齢者虐待などが認められる場合、またはその疑いがある場合です。
Q10. 運営指導当日に専門家が同席できますか？
事業所の実情に詳しい職員や、法人の労務・会計などの担当者が同席することは差し支えないとされています。外部専門家の同席については、事前に指定権者へ確認してください。
関連する介護Wiki
- 介護事業所の人員配置基準とは
- 介護報酬とは
- 介護報酬の減算とは
- 運営指導と監査の違い
- 運営指導で確認される書類とは
- 運営指導の事前準備とは
- 介護事業所の指定基準とは
- 介護事業所の変更届とは
- 介護報酬の返還とは
- 介護事業所の業務継続計画とは
- 介護事業所の虐待防止措置とは
公式資料
- 厚生労働省「介護保険制度等における指導監督」
- 厚生労働省「介護保険施設等運営指導マニュアル」
- 厚生労働省「確認項目及び確認文書」
- 厚生労働省「介護保険施設等の指導監督について」
- 厚生労働省「令和6年度介護報酬改定について」
最終更新：2026年8月
運営指導の実施方法、事前提出書類、確認対象期間、改善報告の様式などは、指定権者やサービスによって異なります。実際の対応では、指定権者から届いた通知と最新の公式資料を必ず確認してください。