運営指導

訪問介護の運営指導（実地指導）で必要な書類一覧｜事前準備と確認ポイント【令和8年度】

2026.09.04 2026.09.08

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介護パートナー編集部作成｜読了時間：約15分

この記事は、介護保険法上の指定訪問介護事業所を対象としています。障害福祉サービス、訪問看護、居宅介護支援、通所介護は、確認内容や様式が異なるため対象外です。

運営指導（旧称：実地指導）の通知が届くと、「何から準備すればよいのか」「どの書類を用意すればよいのか」と迷う管理者・サービス提供責任者は少なくありません。運営指導とは、都道府県や市区町村などの指定権者が、事業所の運営が基準どおり行われているかを確認し、必要な助言・指導を行う手続きです。令和4年度から「実地指導」が「運営指導」へ名称変更されましたが、同じ手続きを指します。

この記事では、訪問介護の運営指導で確認される書類を、厚生労働省の標準確認文書に基づいて分類し、書類同士のつながりまで整理します。運営指導の制度全体や監査との違いは運営指導とは何かを解説した記事で詳しく説明しているため、ここでは訪問介護の必要書類に絞ります。

訪問介護の運営指導で必要な書類を3秒で確認

結論

まず、指定権者から届いた実施通知と、指定権者の最新資料を最優先で確認します。
事前に提出する書類と、当日に手元へ準備する書類は分けて確認します。
厚生労働省の標準確認文書を使って、書類の不足を点検します。
書類の有無だけでなく、計画・記録・請求の整合性を確認します。
旧称の「実地指導」で案内が残っている自治体もあります。

訪問介護の運営指導（実地指導）とは

運営指導は、指定基準（人員・設備・運営）に沿った運営が行われているか、報酬が適正に算定されているかなどを確認するものです。標準的には、実施日の前に通知が届き、当日に書類確認や聞き取りが行われます。監査との違いや実施頻度などの全体像は、前述の運営指導の解説記事をご覧ください。ここからは、訪問介護で実際に確認される書類を見ていきます。

最初に確認する3種類の資料

準備を始める前に、次の3つを区別すると混乱しません。国が示す「標準」と、指定権者が実際に求める資料は別物です。

資料	作成・提示元	役割	注意点
実施通知	指定権者	実施日、対象期間、事前提出書類、提出期限などを指定	最優先で確認。内容は事業所ごとに異なる
指定権者の事前提出書類・当日準備書類の案内	指定権者	提出・提示する具体的な書類と方法を指定	自治体によって内容・様式・提出方法が異なる
標準確認項目・標準確認文書	厚生労働省	運営指導の標準化・効率化のために、サービス別の確認項目と文書を整理	自己点検の土台に使える。運営指導マニュアル本体は令和6年7月改訂

事前提出書類と当日準備書類の違い

運営指導では、事前に提出する書類と、当日に事業所で準備しておく書類があります。どちらに何が含まれるかは指定権者によって異なります。

項目	事前提出書類	当日準備書類
目的	事前に運営状況を把握してもらう	当日に事実確認・聞き取りの根拠にする
提出・提示の時期	実施通知で指定された期限まで	実施日当日に手元へ
主な書類	自己点検表、勤務体制一覧表、加算関係資料など（指定権者による）	利用者ごとの計画・記録、契約書類、各種マニュアル・記録など
提出方法	電子申請・郵送・持参など（指定権者による）	紙・電子データなど（指定権者による）
注意点	期限・様式は必ず通知で確認	抽出される利用者は当日に指定される場合がある

事前提出書類・提出期限・対象期間・提出方法・当日準備書類は、指定権者によって異なります。上記は一般的な整理です。必ず、事業所へ届いた実施通知と指定権者の最新資料で確認してください。

訪問介護の運営指導で必要な書類一覧

ここからは、厚生労働省の標準確認文書（101 訪問介護）に基づき、確認される書類を分類します。表の「確認される内容」は標準確認項目に沿ったもの、「照合したい資料」「よくある確認漏れ」は実務上の目安です。

人員・勤務体制に関する書類

書類	確認される内容	照合したい資料	よくある確認漏れ
勤務実績表／タイムカード、勤務体制一覧表	訪問介護員等の員数が適切か、資格を有するか	資格証、人員基準（常勤換算）	勤務実績と一覧表の数値が合わない
訪問介護員等の資格証	必要な資格を有しているか	担当業務、勤務実績	資格と担当業務が対応していない
管理者の雇用形態が分かる文書、勤務実績表／タイムカード	管理者が常勤専従か、兼務が適切か	勤務体制一覧表	兼務の範囲・時間が説明できない
雇用形態が分かる文書、研修計画・実施記録、ハラスメント防止の方針・相談記録	研修機会の確保、就業環境を害する言動の防止措置	雇用契約書	研修や方針の記録が残っていない

利用契約・重要事項説明に関する書類

書類	確認される内容	照合したい資料	よくある確認漏れ
重要事項説明書（同意がわかるもの）	説明と同意の手続き、内容に不備がないか	運営規程、利用契約書	運営規程と記載内容が一致しない
利用契約書	契約手続きが適切か	重要事項説明書	契約書と重要事項説明書の食い違い
受給資格等を確認している記録	被保険者資格・要介護認定・有効期限の確認	介護保険番号・有効期限の記録	認定有効期限の確認漏れ
請求書、領収書	費用徴収が適切か、医療費控除の記載	サービス提供記録	領収書の記載・発行漏れ

訪問介護計画・サービス提供に関する書類

書類	確認される内容	照合したい資料	よくある確認漏れ
居宅サービス計画	居宅サービス計画に沿ってサービスが提供されているか	訪問介護計画	計画にないサービスを提供している
訪問介護計画（同意がわかるもの）	居宅サービス計画に基づき、内容・時間・日程が明確か。説明・同意・交付・目標の記録	アセスメント、モニタリング	同意・交付の記録がない、見直し未実施
アセスメントシート、モニタリングシート	心身の状況・希望・環境を踏まえ、達成状況を記録しているか	訪問介護計画	モニタリング記録が残っていない
サービス提供記録	目標達成のための具体的な内容、日々の状況を記録しているか	介護報酬請求	具体的なサービス内容や利用者の状況を確認できない
サービス担当者会議の記録	心身の状況把握、居宅介護支援事業者等との連携	居宅サービス計画	会議への参加記録がない

運営規程・事業所運営に関する書類

書類	確認される内容	照合したい資料	よくある確認漏れ
運営規程	目的・方針、職種・員数・職務、営業日時、内容・利用料、実施地域、緊急時対応、虐待防止の措置などの重要事項	重要事項説明書、勤務体制一覧表	実際の運用や説明書と規程が不一致
個人情報同意書、従業者の秘密保持誓約書	個人情報の同意、退職者を含む秘密保持の誓約	雇用契約書	退職者の誓約書がない
パンフレット、チラシなどの広告資料	広告の内容が虚偽または誇大になっていないか	運営規程、重要事項説明書、実際のサービス内容	広告と実際の提供内容や利用条件が一致しない

苦情・事故・緊急時対応に関する書類

書類	確認される内容	照合したい資料	よくある確認漏れ
緊急時対応マニュアル	整備の有無、緊急時に主治医へ連絡しているか	サービス提供記録	緊急時の対応記録がない
苦情の受付簿、対応記録、苦情対応マニュアル	窓口の有無、受付・内容の記録、質の向上への反映	サービス提供記録	口頭の苦情が記録されていない
事故対応マニュアル、報告記録、再発防止の検討記録、ヒヤリハット	対応方法、市町村・家族・居宅介護支援事業者等への報告、再発防止	サービス提供記録	報告・再発防止の記録が不十分

虐待防止・感染症・業務継続計画に関する書類

書類	確認される内容	照合したい資料	よくある確認漏れ
虐待防止の指針、委員会の開催記録、研修計画・実施記録、担当者を設置した文書	委員会の定期開催・周知、指針、研修、担当者の設置	運営規程（虐待防止の措置）	担当者の設置がわかる文書がない
感染症・食中毒の予防まん延防止の指針、委員会名簿・記録、研修・訓練の記録	対策、委員会を6か月に1回開催、日々の健康状態の確認	業務継続計画	委員会が6か月に1回開かれていない
業務継続計画（BCP）、研修・訓練の計画・実施記録	感染症・非常災害時の計画策定、周知・研修・訓練、見直し	感染症対策の記録	研修・訓練を実施していない

令和3年度介護報酬改定で経過措置が設けられた業務継続計画・感染症対策・虐待防止に関する措置は、令和6年4月1日から適用されています。計画や指針を作成するだけでなく、委員会、研修、訓練などの実施記録も確認しておきましょう。

介護報酬・加算に関する書類

加算を算定している場合は、算定根拠となる資料も確認されます。これらは標準確認文書の「個別サービスの質」とは別に、報酬の適正算定の観点で準備しておく資料です。

書類	確認される内容	照合したい資料	よくある確認漏れ
介護給付費の請求根拠（給付費明細など）	提供内容・回数・区分と請求が一致するか	サービス提供記録	提供実態と請求のずれ
加算届出書、算定要件を確認できる資料	届け出た加算の要件を満たし、運用しているか	体制届、勤務体制一覧表	届出内容と実際の運用が不一致
各種加算等自己点検シート	加算の算定要件の自己点検	加算届出書	古い年度のシートを使用

加算の届出に関する詳細は、体制届や変更届の記事も参考になります。

どの書類から確認すればよいか分からない方へ

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特に確認したい4つのつながり

運営指導では、書類が「ある」ことより、書類どうしのつながりを説明できることが重要です。取り組みを実施していても、それを確認できる資料がなければ、事実関係の説明に時間がかかる可能性があります。次の4つは特に照合しておきましょう。

① 居宅サービス計画 → 訪問介護計画

ケアマネジャーが作成した居宅サービス計画の目標・方針に沿って、訪問介護計画が作られているかを確認します。両者の目標がずれていないかが見られます。

② 訪問介護計画 → サービス提供記録

計画の内容・目標に沿ったサービスが、実際に提供され記録されているかを確認します。記録が「実施」だけになっていないかを見直します。

③ サービス提供記録 → 介護報酬請求

提供した内容・回数・時間区分が、介護給付費の請求と一致しているかを確認します。提供実態と請求にずれがある場合は、その理由と根拠を説明できるようにします。

④ 勤務実績 → 人員基準

勤務実績表・タイムカードと勤務体制一覧表を突き合わせ、人員基準（常勤換算）を満たしているかを確認します。

処遇改善加算を算定している場合の確認書類

処遇改善加算を算定している場合は、次の書類の整合性を確認します。制度の詳細や運営指導での確認ポイントは、処遇改善加算の運営指導対策の記事で解説しているため、ここでは要点のみです。

処遇改善計画書と、加算収入額・給与資料・職員への周知記録
処遇改善実績報告書と、計画書・給与資料
職場環境等要件・キャリアパス要件の実施記録

計画書や実績報告書の基本は、処遇改善加算の計画書と実績報告書の記事をご覧ください。

書類は何年分準備すればよいか

「何年分そろえるか」は一律には決まりません。次の期間を分けて考えます。

運営指導当日に確認対象となる期間：実施通知で指定されます。直近の一定期間が対象になることが多いですが、事業所ごとに異なります。
法令・条例に基づく保存期間：国の基準ではサービス提供に関する記録は原則としてその完結の日から2年間保存とされています。ただし、多くの自治体が条例で5年間と定めています。
介護報酬の返還等に関係する期間：過誤・返還や時効の観点から、より長期の記録が必要になる場合があります。

「保存義務がある期間」と「今回の運営指導で準備する期間」は、同じとは限りません。最終的には、自治体の条例と実施通知で確認してください。

自己点検表の使い方

自己点検には複数の種類があり、区別して使います。厚生労働省の標準確認文書、厚生労働省の各種加算等自己点検シート、指定権者が独自に用意する自己点検表です。次の手順で進めます。

指定権者の最新版（および対応年度）を確認する
点検の担当者を決める
書類の有無を確認する
書類同士の内容の不一致を確認する
不足や不一致への対応を記録する
当日に説明できる状態にしておく

なお、厚生労働省の各種加算等自己点検シートには令和6年度介護報酬改定対応版として掲載されているものがあります。利用時は年度を確認し、指定権者が新しい版を示している場合はそちらを優先してください。

通知が届いてから当日までの準備手順

① 実施通知を読む

② 提出期限と対象期間を確認する

③ 事前提出書類を作成する

④ 標準確認文書で自己点検する

⑤ 書類同士を照合する

⑥ 不足や不一致を整理する

⑦ 当日の資料と説明担当者を準備する

運営指導前チェックリスト

実施通知を確認した
提出期限を確認した
確認対象期間を確認した
指定権者の最新様式を入手した
事前提出書類を準備した
当日準備書類を分類した
資格証を確認した
勤務表と勤務実績を照合した
訪問介護計画と居宅サービス計画を照合した
サービス提供記録と請求を照合した
重要事項説明書と運営規程を照合した
研修や委員会の記録を確認した
加算の算定根拠を確認した
不足や不一致を一覧化した
当日の説明担当者を決めた

よくある質問

実地指導と運営指導は違いますか

基本的に同じ手続きを指します。令和4年度から名称が「実地指導」から「運営指導」へ変更されました。現在も自治体の過去資料などに旧称が残っていることがあります。

必要書類は全国共通ですか

厚生労働省の標準確認文書は全国共通の目安ですが、実際に提出・提示する書類、提出期限、対象期間、提出方法は指定権者によって異なります。必ず実施通知と指定権者の資料で確認してください。

書類は何年分準備すればよいですか

一律には決まりません。当日の確認対象期間は実施通知で指定されます。保存期間は国の基準で原則2年、多くの自治体が条例で5年と定めています。返還等に関係する場合はより長期の記録が必要になることがあります。

電子保存している書類は印刷が必要ですか

取扱いは指定権者や実施通知によって異なります。電子データのまま確認する場合も、印刷を求められる場合もあります。事前に指定権者へ確認してください。

利用者全員分の書類が確認されますか

全員分とは限りません。対象となる利用者が当日に抽出される場合があります。抽出の方法や人数は指定権者によって異なるため、実施通知で確認してください。

書類が不足していると直ちに返還になりますか

書類の不足が、直ちに返還になるとは限りません。指導により改善を求められる場合が多く、取扱いは事実関係や指定権者の判断によって異なります。まずは指導内容を確認してください。

処遇改善加算の書類も確認されますか

算定している場合は、計画書・実績報告書・給与資料・周知記録などの整合性が確認されます。詳細は処遇改善加算の運営指導対策の記事をご覧ください。

指定権者の様式と厚生労働省資料のどちらを使いますか

提出書類は、指定権者が指定する様式を使います。厚生労働省の標準確認文書は、自己点検で不足を確認するための土台として活用します。

まとめ

まず、実施通知と指定権者の資料を確認します。
必要書類を、事前提出と当日準備に分類します。
計画・記録・請求など、書類同士の整合性を確認します。
不足や不一致は放置せず、一覧化して対応を記録します。
判断に迷う場合は、指定権者または専門家へ確認します。

準備の抜け・不一致を整理しておきたい方へ

運営指導の前に、書類同士の整合性や加算の算定根拠を確認しておくと、当日に落ち着いて対応できます。介護パートナーでは、確認に役立つ無料資料をLINEでお届けしています。